市直各单位：

为进一步贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》和《档案管理违法违纪行为处分规定》，优化档案法治环境，提升市直单位档案管理水平，市档案局组织4个检查组，于今年7月至9月对市直163家立档单位的档案工作进行了执法年检。现将有关情况通报如下：

一、主要成绩

从检查的情况看，大多数单位对档案工作高度重视，档案意识和法治观念不断增强，档案安全措施和保管条件不断完善，档案现代化管理水平明显提高，主要表现在以下几个方面：

（一）档案法治环境不断优化。一是高度重视。大部分单位把档案工作列入领导重要议事日程，纳入机关工作年度目标责任制内容，建立完善了档案管理网络。市人大办、市编办等单位召开专题办公会议研究档案工作，解决档案工作中存在的困难和问题。二是选优配强档案管理人员。市公安局、市工行、市审计局等单位配备了高素质的专职档案人员，档案管理水平有较大提高。三是档案硬件建设上台阶。绝大多数单位档案室都配备了档案密集架、空调、去湿机、防磁柜等设施设备。咸宁监狱、市林业局等单位不断加大投入，硬件设施齐全。市司法局、咸宁纤检分局等单位以整体搬迁为契机，提前设计档案用房，规划硬件设施设备，档案硬件建设得到质的提升，带动档案工作水平整体上台阶。

（二）档案业务工作更加规范。一是大多数单位建立健全了档案安全保管、查阅利用等各项规章制度。市委办公室、市粮食局等单位档案业务基础工作扎实，各门类档案收集、整理较为规范。市委组织部精准扶贫和“支部主题党日”活动档案整理规范，档案查询利用各环节管理到位。市公路管理局严格执行《咸宁市纸质档案数字化操作细则》，档案数字化质量较高。

 （三）信息化水平不断提高。市直绝大部分单位配备了档案专用计算机和档案管理软件并能够熟练使用软件，同时开展了室藏档案数字化工作，建立了室藏档案全文数据库。市城乡规划局在建设规划信息系统时，将公文处理及业务审批过程的原生电子文件在线归档纳入系统需求，同步建设。市法院、市国土局、中石化咸宁分公司、市供电公司等单位已实现原生电子文件在线归档，建立了室藏所有档案文件级目录和全文管理数据库，数字档案室建设取得实质性进展。

 （四）档案利用服务不断增强。市直多数单位都开展了档案资料编研工作，按要求建立和完善了全宗卷，续写了大事记、组织机构沿革等实用性较强的编研资料提供给本单位和社会群众方便利用。市旅游委编研报送了特色文化旅游产品，市发改委编写的大事记等资料内容丰富、图文并茂，为单位领导和业务工作开展提供了较好的决策参考服务。

二、存在的问题

检查发现，少数单位仍然存在对档案工作认识不足、档案意识不强等问题。其主要表现为：

（一）有的单位档案员兼职过多或变动频繁，难以专注于档案工作，档案管理的专业化程度不高。

（二）收集整理数字化工作不规范。一是少数单位没有按新印发的档案整理要求和新修订的档案“三合一”制度规范整理，存在保管期限划分不准确、发文时间顺序错误等现象。二是部分单位室存文书、专业和科技档案扫描质量不高、精度不够或不整齐、文件命名不规范等。三是档案管理台账日常化管理不够。四是少数搬迁、撤并和机构改革单位的档案管理工作滞后。

（三）档案安全存在隐患。少数单位的档案管理“九防”要求落实不到位，档案库房建设不规范，杂物堆积较多，各类台账缺失。

（四）重文书档案轻其他门类载体档案的现象仍然存在。少数单位电子、声像、实物档案没有及时整理归档。有些单位过度依赖档案中介服务机构，对档案工作新标准未及时掌握。

三、几点要求

对在执法检查中发现的问题，各单位要引起高度重视，对照上述问题开展自查，采取积极措施，切实加以改进。

（一）认真落实各项档案管理制度。各单位要真正将档案法律法规和各项工作制度落实到本单位本系统档案工作全过程，切实加大制度执行力度，落实档案安全责任，改善档案保管条件，加大各门类档案收集力度，严格统一集中管理，不断提高档案规范化管理水平。

（二）加强档案业务培训。重点提高专、兼职档案人员业务素质和规范管理档案的能力。要为档案人员提供学习时间和条件，让档案人员不断学习新知识、新技能，提高自身业务工作能力，努力适应新时期档案工作发展需要。

（三）及时上报整改情况。对这次档案执法年检存在问题的单位，要认真对照标准进行整改，并将整改报告报送至市档案局业务指导和执法监督科。

                                咸宁市档案局      

  二〇一七年十一月十日