为了加强对全市重大活动档案的管理，确保重大活动档案的完整与安全，充分发挥重大活动档案在经济和社会建设中的作用，根据《湖北省重大活动档案管理试行办法》（湖北省人民政府令第322号）的有关规定，结合我市实际，现就加强全市重大活动档案管理工作提出如下意见：

    一、切实增强重大活动档案管理意识

    重大活动档案是对重大活动最真实、最具权威的历史记录，是社会档案的重要组成部分，承载着其它档案不可替代的重要价值，是经济和社会建设中必不可少的参考史料。加强对重大活动档案的管理工作，是保障重大活动档案完整与安全的需要，是丰富国家档案信息资源的需要。全市各级各部门要切实增强重大活动档案管理意识，深刻领会规范重大活动档案收集、管理、开发与利用的重要意义和作用，认真了解和掌握重大活动档案管理的重要内容，切实做好重大活动档案管理工作。

    二、确定重大活动范围

    重大活动档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在重大活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的纸质、电子、声像以及标志性实物等不同形式的历史记录。凡属下列活动内容均应列入重大活动档案收集范围：

    1、党和国家领导人、省党政主要领导同志在本市的视察、考察、调研等活动；

    2、国内外友好城市、兄弟省市党政主要负责同志，国外政府官员、政党领袖和国际组织负责人、国内外各界知名友好人士在本市参观访问活动；

    3、在全市具有重大影响的政治、经济和社会发展等会议和活动；

    4、本市举办或承办的全国性、全省性会议和活动；

    5、市委、市人大、市政府、市政协主要领导同志的重要公务活动；

    6、本市行政区划变动、地名变更活动；

    7、重大建设项目工程开工、竣工，重要文物、风景名胜古迹的发掘活动；

    8、在本市发生的重大自然灾害、重大安全事故、突发公共卫生和社会事件的处置活动；

    9、在县级以上行政区域具有重大影响的纪念、庆典和集会、会展等活动；

    10、其他具有重大影响的活动。

    三、明确重大活动档案管理的职责

    1、市档案行政管理部门负责监督、指导全市重大活动档案管理工作；县（市、区）档案行政管理部门负责本行政区域范围内重大活动档案的监督与指导工作；市、县（市、区）国家档案馆负责集中保管重大活动档案。

    2、重大活动组织承办单位应具体负责档案的收集、整理和移交工作。

    3、实行重大活动告知和参与制度。重大活动承办单位在活动项目确定后15个工作日内及时告知同级档案行政管理部门，便于同级档案行政管理部门提前介入和参与重大活动档案监督、指导工作；涉及到两个以上单位的重大活动，同级档案行政管理部门应作为成员单位参与活动的组织工作。

    4、新闻工作者参与重大活动形成的各种档案材料，应复制提供给同级国家档案馆和活动主（承）办方。

    四、完善重大活动档案管理措施

    1、重大活动组织承办单位在制定方案计划时，应同时制定重大活动档案材料的收集、整理和移交实施方案,明确重大活动档案管理责任部门和人员，落实相应的保障措施。

    2、重大活动承办方是一个单位的，由承办方在活动结束之日起60日内到同级档案行政管理部门办理档案登记，并依法管理相关档案；承办方是两个以上单位的，由主办方在重大活动结束之日起60日内将形成的档案材料移交给地方同级国家档案馆管理。因特殊情况需延期移交的，在征得同级档案行政管理部门同意后，可延期移交。

    3、重大突发事件处置结束后，履行统一领导职责或者组织处置突发事件的人民政府应将处置活动中形成的档案材料完整地移交给地方同级国家档案馆。

    五、保障重大活动档案的完整与安全

    1、保管重大活动档案的单位必须采取有效措施，确保档案的完整与安全。对因保管条件恶劣或其他原因可能导致档案材料严重损毁和不安全的，同级国家档案馆有权提前接收，鼓励重大活动档案材料保存者向地方国家档案馆捐赠、寄存重大活动档案。

    2、集体、个人所有的对国家和社会具有保存价值或应保密的重大活动档案材料，是国家档案的重要组成部分，其所有者应当妥善保管。未经档案行政管理部门批准，不得向国家档案馆以外的任何单位或个人出卖、转让、赠送。不得私自携运出境。禁止出卖、赠送给外国人。

    3、任何单位或个人不得将公务活动中形成的重大活动档案据为己有。

    六、做好重大活动档案的开放利用

    1、重大活动档案自接收进馆之日起依法向社会开放。依法应当保密的重大活动档案，按照有关法律、法规的规定执行。

    2、市、县（市、区）国家档案馆向利用者提供重大活动档案材料时，应当逐步采用缩微品或者其他形式的复制件代替档案原件，不得提供具有重要保存价值的档案原件。

    3、重大活动档案缩微品或者其他形式的复制件由市、县（市、区）国家档案馆法定代表人签字或者加盖国家档案馆印章的，与档案原件具有同等效力。

    4、向地方国家档案馆移交、捐赠、寄存重大活动档案的单位、个人，可无偿利用其移交、捐赠、寄存的档案材料；可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。

    七、严肃查处重大活动档案管理的违法行为

    1、不按规定开展重大活动档案管理工作的，档案行政管理部门应当责令其限期改正；逾期未改正的,档案行政管理部门应当依法给予通报批评，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员，由有关主管部门依法给予行政处分。

    2对不按规定归档、移交档案，涂改、伪造、损毁、丢失属于国家所有的重大活动档案，擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的重大活动档案的，由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；造成重大损失的，档案行政管理部门依据相应法律、法规予以处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。