咸宁市档案局成立于一九八０年十月。一九九六年，根据《咸宁地区党政机关机构改革方案》，地区档案局与档案馆合并，为行署直属事业单位（正县级单位）。一九九七年三月，编委核定了地区档案局（馆）职能配置、内设机构和人员编制方案，增设执法监督科，定编23人。

    二００二年二月，根据《市政府办公室关于印发<咸宁市档案局（馆）职能配置、内设机构和人员编制方案>的通知》（咸政办发[2002]41号），咸宁市档案局（馆），为市政府直属事业单位。市档案局（馆）内设五科一室，即办公室、业务指导科、执法监督科、保管利用科、征集科、编研科。市档案局（馆）核定编制20名（机关事业编制18名、工勤编制2名）。

    主要职责
    1. 贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策，对全市档案工作实行统筹规划、宏观管理。制定全市档案事业长期和年度发展计划并组织实施。
    2. 依据档案法律、法规制定档案工作的规章制度；负责档案法律、法规的贯彻实施和行政执法；承办档案工作法规行政复议和行政诉讼，制定全市档案工作标准化规划和行业标准。
    3. 对全市各级机关、团体、企事业单位及其他组织的档案工作实行宏观管理；负责市直机关、团体、企业、事业单位及其直属机构、开发区、“三资”企业、重点工程、重大活动档案工作的业务指导、监督。
    4.负责全市档案科学技术的研究、应用和开发，推广科学技术成果；组织指导全市档案学术理论、档案科技的研究和交流及档案信息网络建设。
    5. 制定全市档案管理人员队伍建设规划，组织档案专业教育、培训；会同有关部门做好专业技术职务评聘工作。
    6. 负责全市档案宣传工作。
    7. 管理全市档案馆事业，指导、监督档案馆库建设、技术改造；调查、研究档案资源的建设、开发和利用；组织和推动档案馆工作规范化、标准化和现代化建设。
    8.集中统一保管市直机关、团体、企业事业单位及其他组织的档案资料。
    9. 征集具有咸宁地方特色的珍贵档案和资料，维护档案完整与安全。
    10.负责馆藏档案资料的保管、整理、鉴定、划分开放控制范围、库房温湿度的测控、统计、安全等管理工作。
    11.负责档案著录、标引和检索工具的编制工作，建立完善档案检索体系，编辑出版档案史料，开发档案信息资源，实现资源共享。
    12. 负责市馆档案资料利用的接待、咨询、查借阅、复制、登记、统计及效益分析；依法分期分批向社会开放档案。
    13. 采用档案保护技术，对档案进行修补、加工、复制、裱糊和保护。